ADEA Mx, tiene 27 años en el mercado mexicano, participando de forma activa en beneficio del tratamiento documental de diferentes organizaciones, el resguardo, almacenamiento de archivos en sus diferentes soportes.
Comprometidos hasta la fecha en brindar una solución segura y eficiente para la administración de documentos, nos hemos convertido en lideres en almacenamiento de archivos, ofreciendo soluciones a la medida en apego a escuchar a nuestros clientes, captando sus necesidades.
¿Qué es un archivo muerto?
Un archivo muerto hace referencia a todas aquellas reservas de documentos empresariales; archivos que esencialmente ya no forman una parte activa dentro de las operaciones de la organización o empresa.
La empresa es la encargada de determinar los periodos de tiempo de utilidad de cada documento; para esto, es necesario tomar en cuenta la importancia básica del archivo y lo que representa en la actualidad.
Así como es necesario establecer un periodo de tiempo determinado para la vida útil del archivo, otra manera para manejar el archivo muerto de la empresa es a través de la clasificación de la documentación del mismo.
Plazos de tiempo de conservación de documentos
A continuación se muestran los plazos de tiempo para la conservación de documentos dentro de las empresas, la cual describiremos brevemente (fuente dof.gob.mx ) :
- Documentos generales de empresa: 5 años
- Documentos contables: 5 años
- Documentos labores: 5 años
- Documentos legales: 10 años
- Documentos de seguros: 5 años
- Documentos de compraventa: 5 años
- Documentos de medio ambiente: 5 años
Esto nos indica un método de trabajo, donde el lapso nos permite aportar bastante en el almacenamiento de los archivos. Nuestro almacenamiento cuenta con un sistema preventivo de seguridad para proteger la información contra humedad, fuego, plagas y fugas de información, todo esto mientras mantenemos la confidencialidad y la disponibilidad de los archivos para poder contar con la información en el momento oportuno. Sin retrasos, sin extravíos y sin gastar más de la renta de una oficina.
¿Pueden ser consultados estos documentos después del cumplimiento de conservación en la empresa?
Si, los documentos una vez que cumple su periodo de conservación en la empresa, pueden verse utilizados para consultas, en ADEA Mx, lo tenemos muy presente, es por ello que administramos, registramos, ordenamos, clasificamos y salvaguardamos la información; Llevamos el control y trazabilidad de las cajas almacenadas, expedientes y documentos. Gracias a nuestra metodología se resalta una tranquilidad de que la información estará a salvo, disponible y fácilmente recuperable, no importa el día de la semana, ni la hora.
Llevar a cabo un proceso de almacenamiento de archivos, es obligatorio para la cualquier empresa. Las mismas son libres de realizarlo de manera autónoma o con la guía de expertos en gestión documental. Siendo ADEA Mx, expertos y lideres en este proceso documental.
Lo beneficios en ADEA Mx mediante la guarda y custodia
- Acceso limitado y designado de los documentos.
- Protección de información.
- Seguridad en la tramitación, consulta y administración de los documentos.
- Integridad en el uso y tratamiento de la información.
Además, se añade:
- Reducción de recurso económico en la guarda dentro de las oficinas
- Reducción en espacio de almacenamiento dentro de las oficinas
- Mayor seguridad.
La finalidad de nuestro almacenamiento de archivos y administración documental es conservar la documentación. Ofrecemos la seguridad e integridad de los documentos, lo cual, permite que sean depurados dentro de las empresas, pero tengan el almacenamiento adecuado y de consulta en el momento que sea necesario, con la seguridad de que el documento está integro y disponible.
En ADEA Mx contamos con una excelente infraestructura física, seguridad y control de acceso biométrico, grabación de audio y video permanente. Somos especialistas en guarda y custodia documental.
Somos un centro es especializado en gestión documental.
Construyendo a las empresas del futuro.
Contáctanos: 55-3537-4484.
